二次会の幹事・スタッフを友人に頼む際のマナー

幹事の依頼は早めに、できれば直接会って

二次会の幹事やスタッフは、友人に依頼するケースが多いようです。幹事の仕事は、企画・準備から当日の運営まで多岐にわたり、大変なものです。いくら友人といえども、仕事や家事の合間をぬって協力してもらうわけですから、丸投げしてしまうのではなく、なるべく新郎新婦も協力していくべきでしょう。また、依頼する際は、失礼がないようにしたいものです。

マナーとして最も大切なのは、二次会をすると決めたらなるべく早く幹事にお願いすること。準備期間が短いと、幹事同士の予定を合わせるのが大変だったり、希望に合う会場がなかなか押さえられなかったりと、余興やゲームなどを準備する余裕もなくなってしまいます。二次会当日の半年前、遅くても二ヶ月前までには依頼をしておくのがマナーです。

また、依頼する際には、できれば直接会って話をしましょう。最近は、電話やメールで連絡を済ませてしまうことも多いようですが、最初の打ち合わせも兼ねて一度会い、顔を合わせて改めてお願いするのが丁寧だといえます。

すべてを幹事に丸投げしない

当日の運営は、ほとんどを幹事に任せることになるので、準備段階では新郎新婦も積極的に関わり、できることは協力しておきたいものです。「このような二次会にしたい」という要望があったほうが、幹事も企画を考えやすくなります。

幹事を決めると同時に、まず始めるべき準備として「ゲストのリストアップ」と「会場選び」があります。これらは、いずれも新郎新婦が率先しておこなうべきことです。特に、ゲスト選びは新郎新婦でなければできません。住所やメールアドレスなどの個人情報が必要なことを考えると、招待状の発送までは新郎新婦でおこなったほうが良いでしょう。

会場選びは、希望のエリアや人数・予算を伝えて幹事に候補を探してもらうのも良いですが、会費や予算との兼ね合いがありますので、こちらも新郎新婦がおこなったほうが問題は少ないかもしれません。また、幹事に候補を探してもらう場合でも、最終的な決定は新郎新婦でおこないましょう。

必要経費は事前に渡しておく

二次会の準備をするにあたっては、招待状の発送費用、余興や演出に使用する道具、ゲストに渡すプチギフトなどの経費が、事前に必要になることもあります。会場によっては、予約のときに一部金（保証金）の入金が必要な場合もあります。

これらの必要経費は、基本的には当日の会費でまかなうことになりますから、小額なら幹事に立て替えておいてもらい、二次会終了後に会計担当が清算しても良いでしょう。しかし、立て替える側からすれば不安に感じる場合もあります。

二次会の内容が決まったら、経費をおおまかに割り出し、事前に幹事に渡しておいたほうが、幹事側も安心して準備を進められるでしょう。経費を使うときは必ず領収書をもらうように伝え、あとでしっかり精算しましょう。

なお、経費のすべてを会費でまかなうのか、新郎新婦でも負担するのか、考え方はそれぞれです。しかし、プチギフトは｢新郎新婦からゲストへのお礼｣という意味合いがあることから、基本的には新郎新婦で代金を負担します。ドレスの費用など、ふたりにかかる費用も、なるべく負担します。ゲストが予想よりも集まらなかったなど、場合によっては赤字になってしまうこともありますので、しっかり考慮に入れておきましょう。

幹事へは感謝の気持ちを表すお礼を

二次会の幹事を引き受けた友人は、仕事や家事をやりくりして、プライベートな時間を割いてくれることになります。また、二次会当日は運営などで慌ただしく、料理などを楽しんでいる余裕もありません。ですから、幹事を依頼した友人からは会費をもらわないことが一般的です。

打ち合わせのときに、食事やお茶をごちそうしたり、場合によっては打ち上げなどを開いて幹事の労をねぎらったり、また、お菓子やタオルなどのちょっとしたプレゼントを渡すなどして、言葉だけでなく形でも感謝を伝えるようにしましょう。