二次会の幹事、成功の鍵はツボを押さえた打ち合わせ

はじめに

「ホウレンソウ」の徹底がなにより重要

友人から結婚式の二次会の幹事を頼まれたものの、何から手をつけていいのか分からないというアナタ。途方に暮れる気持ちもわかります。なにしろ、幹事を務めるのもはじめてなら、新郎新婦も二次会を開くのははじめてというケースがほとんど。一生に一度のことなので、もし失敗すれば、その後の新郎新婦との関係がギクシャクするなんてことも...。

そんなことにならないために、重要なのは「ホウレンソウ」。新郎新婦と密に「報告」「連絡」「相談」をすることです。つまり、二次会の主役であるふたりの希望を、できるかぎり叶えてあげるための打ち合わせが重要ということ。ただ、決めなければいけないことは山ほどあります。

ここでは、打ち合わせの際に押さえておきたいポイントを分かりやすく解説します。

新郎新婦と幹事、どちらがどこを担当するかを明確に

役割分担を明確にすれば、やるべきことが見えてくる

なにはともあれ、幹事を頼まれたら、遅くとも二次会の3ヶ月前までには新郎新婦と1回目の打ち合わせをしましょう。最初から細部を詰める必要はありません。ゲームや余興が盛りだくさんのエンタメ型にしたいのか、ゲスト同士が交流しやすい合コン型にしたいのかなど、二次会の大まかなイメージを固めるのが第一歩。

その次に大切なのが、役割分担を決めることです。「それは幹事がやってくれると思っていた」「それは新郎新婦が決めていたんじゃないの？」なんてトラブルを回避するために、幹事がやるべきことと、新郎新婦がすべきことを明確にしましょう。主に決めなければいけない項目と、幹事が担当する場合の注意点は以下のとおりです。

• 予算管理：現在の二次会の主流は会費制。ゲストからの集金、会場への支払い、必要経費の精算などは、かならず複数名で行い、間違いのないようにしましょう。
• ゲストへの出欠確認：手間はかかるが確実な電話、一斉に通知できるので便利な半面、ドタキャン率の多いメールのほか、出欠確認用のホームページを立ち上げるのも手です。
• 会場探し：予算と新郎新婦のこだわりポイントにマッチする会場を探します。ビデオ上映はできるか、BGMは自由に流せるかなどは必ずチェックしましょう。
• 会場のセッティング：会場と打ち合わせて必要な椅子とテーブルを配置するだけでなく、ゲストの名簿、クローク札、余興に必要なグッズなど、会場で必要な物を用意します。
• BGMの選曲：新郎新婦の好きな曲、絶対にNGな曲を聞いておきましょう。会場の音響設備も下見の際にチェックしておくと当日慌てないですみます。
• プチギフトの用意：ゲストのお見送りの際にプチギフトを渡す場合は、予算内で手配しましょう。

予算管理をおろそかにすると気まずいことに

ドタキャン客を想定したリスクヘッジを忘れずに

二次会で最も避けたいのは金銭面のトラブル。新郎新婦から予算管理も依頼されたら、慎重に予算計画を立てましょう。

まず会費ですが、男性を女性より1,000円～2,000円高く設定するのが一般的です。現在の相場は男性8,000円～1万円、女性6,000～8,000円といったところ。

例えば男性50名、女性50名の二次会だと、会費の合計は約90万円。ただし、これをすべて会場費として使うことはできません。

ビンゴをやる場合は、ビンゴマシンや景品。受付で使うポラロイドカメラのフィルム代やケーキ入刀用のケーキ代、クラッカー代、プチギフト代など、会場費以外にも、予算は結構かさみます。こうした雑費に関しては、しっかりとレシートをとっておかないと、後々トラブルのもとになるのでご注意を。

また、考慮しておかないといけないのはゲストのドタキャン。ドタキャンした人数分の会費は、当然想定していた会費合計額より少なくなってしまいます。キャンセルが10％ほど出ても大丈夫なように予算を設定してリスクを回避しましょう。

ただ、どうしても予算がオーバーしてしまう状況になった場合、足りない分は新郎新婦に補填してもらえるのかなども事前にきちんと決めておいてください。

新郎新婦への報告はこまめに

「ホウレンソウ」はメール利用がおすすめ

どんなに綿密に計画を立てても、アクシデントはつきもの。最初から最後まで予定通りに事が進むことは、まずありません。

「イメージしていたレストランと違う」「会場のモニターはもっと大きいと思っていた」「ゲームの時間が長くて歓談できなかった」など、新郎新婦からのクレームが出ないようにするには、とにかく情報を共有することです。

いくら幹事に任されたことでも、主役はあくまでもふたり。どんなに細かいことでも変更が発生したら連絡し、どんなに小さな疑問でも相談するようにしましょう。電話だと聞き間違いや勘違いも起こりえるので、特に金額や人数など数字が関係している項目については、記録が残るメールでやりとりするのがおすすめです。