「いい二次会だったね」そう言ってもらえるために、幹事が心がけるべきポイント

はじめに

幹事を引き受けたからには、ゲスト全員が満足してくれる二次会にしたいもの。そんなパーティのためには、演出やプログラムも大切ですが、何よりゲストへの小さな心配りの積み重ねが重要です。そこで今回は、招待からパーティ中、そしてお開きまで、幹事として抑えておきたいゲストへのマナー・ポイントをご紹介します。

ゲストの招待について

親しい友人でも丁寧な文面で

招待状や招待メールの送付は、気持よくパーティに足を運んでもらうための第一歩。先方の都合もありますので、2ヶ月前までにはご案内を送っておきたいもの。出欠の返信期限も余裕を持って、少なくとも2週間は設定しておきましょう。

また、幹事の名前で招待をする場合、最近の傾向としてメールでの送信が多くなると思いますが、文面にも注意が必要。あまりにカジュアルだと普通の飲み会の誘いと変りなくなり、ドタキャンも多くなる傾向があります。たとえ親しい友人宛であっても時候のあいさつ、新郎新婦へのお祝いの言葉などを添え、きちんとした文章を送るようにしましょう。

また、メールの場合はパーティ1週間前に再度確認メールを送るなどの心配りも大切です。ハガキで送る場合も同様に、丁寧な文章であることが大前提。さらに上司や目上の人などに送る場合には、文面を変えるなどの臨機応変な対応も必要です。

受付は大切な二次会の顔

招待する側である意識を忘れずに

受付はパーティの第一印象を決める存在。明るい笑顔と丁寧な言葉遣いを心がけましょう。具体的な当日の流れは「二次会の受付業務チェックリスト」でご確認を。ゲストをお待たせしたり、流れを滞らせることのないよう、動線と作業をしっかり事前に確認することはもちろん、もっとも大切なことは、 "ゲストにとって受付は主催者側の人"であるという心構えです。よって受付は事務的にこなすのではなく、パーティに来ていただいた感謝の気持ちを、笑顔とともに、しっかり表現することが大切です。

受付時に「ご結婚おめでとうございます」といわれると返答に困ってしまうという声もありますが、あくまでも招待する側、新郎新婦の代理としての立場なので「ありがとうございます」とお返しして問題ありません。

メインプログラムのゲームのポイント

一部の賑わいよりも、全体の盛り上がりを

パーティのメインとなるビンゴやゲームは、幹事や司会者の腕がもっとも試される場面。ゲスト全員が盛り上がれるように、さまざまな気配りが必要です。とくに陥りがちなミスは、司会者と仲の良いグループや数の多いグループだけが盛り上がってしまうこと。"全員が同じように楽しめること"を前提に、少人数で参加しているゲストに声をかけるなどの心配りを忘れないようにしましょう。

また、一部の参加者が酔っ払ってハメを外すあまり女性ゲストを不快にさせてしまう、というのもよくある光景。常に会場全体に目を配り、ときには行き過ぎた行為を諌めたり、周囲の人に迷惑がかからないよう、さりげなく場所を移動して頂くなどの機転も必要です。

景品選びに際しては、ゲストが持ち帰るときの配慮も大切。持ち帰り用の袋を事前に用意することを忘れずに。また、最近トレンドの「目録ギフト」などであれば、帰宅の際にゲストの負担を減らすことになり、喜ばれることでしょう。

お開きを締めてこそ、良いパーティに

ほろ酔いのゲストにも根気よく対応を

ゲストが気持ちよく会場を後にするために、幹事のやるべきことはもう少し残っています。たとえば最終的なお開きのアナウンスは司会からではなく、幹事から謝辞を添えて伝えるのも良いでしょう。

また、この段階ではお酒が入り、ほろ酔い気分のゲストも多いはず。なかなか席を立たないゲストにやんわりと退出を促すことや、忘れ物の確認をすることも幹事の大切な仕事です。さらにゲストが会場前で話し込んで近隣から苦情が出てしまうケースもありますので、店の外にも気配りをお忘れなく。これらに加えて飾りつけの撤収や料金の精算と、幹事は最後まで大忙し。

しかしきっとこれらの心配りを忘れなければ、新郎新婦もゲストも喜ぶ素敵なパーティになることでしょう。