どの時期から何人必要？ 結婚式・二次会幹事チームの人事マニュアル

はじめに

二次会成功のカギはチーム構成しだい

結婚式の二次会を成功させるためには、幹事チームの役割分担とチームワークが大切です。今回は、幹事チームにはどのようなスタッフが何人くらい必要で、各担当者がどのような役割を果たせばよいのかについて、わかりやすくまとめました。また、準備期間を考慮してどのタイミングで人選すればよいかも記しましたので、ぜひご参考の上、最適な幹事チームを結成してください。

幹事チームに必要な人数と役割分担

役割にあった人選が成功への近道

幹事チームに必要な人数と役割分担の例をご紹介します。

幹事（1～4名）
二次会パーティの企画から当日の運営までを中心となっておこないます。二次会の一切を取り仕切るリーダーシップがあり、新郎新婦からの信頼が厚い人が適任です。本番の4ヶ月前くらいには決定しましょう。また、景品つきゲームなど大規模な余興がある場合は、幹事とは別に担当者を設けてもよいでしょう。

会計（1名）
パーティの予算管理と当日の会費の管理をおこないます。予算管理はゲームなどの企画内容や会場、参加人数とも密接に関わってきますので、幹事が兼ねる場合もあります。会計担当を幹事以外に置く場合は本番の概要が固まる3ヶ月ぐらい前に担当を決めておいた方がよいでしょう。

司会者（1～2名）
当日の進行係です。ゲームの進行などで盛り上げ役にもなりますので、人前で明るく仕切れるタイプが適任です。男女ペアでおこなうのもおすすめです。当日の企画内容が固まった段階で打合せをおこなうため、2ヶ月前くらいには人選をすませましょう。

照明・音響（1～2名）
パーティの演出に合わせて音源を探したり、当日は音楽を流したり、照明の調整をおこないます。音楽知識が豊富な人、機械操作に慣れている人が適任です。人選は2ヶ月前～1ヶ月前におこない、企画決定後に打合せです。当日の操作は会場側スタッフが代行してくれるところもありますが、音源探しなどの事前準備がありますので、担当を決めておいた方がよいでしょう。

受付（2～3名）
会場での受付と、会費集め、ゲストの出欠確認をおこないます。明るくてきぱきと人をさばけるタイプの人を選んでください。特に大きな準備は必要ありませんので、人選は1ヶ月前程度でも大丈夫です。当日早めに会場入りし、業務の流れを打合せしましょう。

アシスタント（2～3名）
パーティのさまざまなサポート役です。会場内の案内や、ゲームでの司会のフォローなどをおこないます。当日は思いのほか混乱することもありますので、臨機応変に動いてくれる人をいざというときのために決めておくと便利です。パーティの規模によって、人数を増減しましょう。人選は1ヶ月前～2週間前程度でも大丈夫。当日早めに会場入りし、当日の流れを打合せしましょう。

その他
あまりチームの人数を増やしすぎると連絡業務が煩雑になりますが、業務量などを考慮の上、必要に応じて撮影係、備品調達係、景品つきゲームなどの余興担当などを決めましょう。

スムーズな運営のために重要なのは、やはりメイン幹事選び

二次会代行サービスも選択肢のひとつ

幹事は新郎新婦双方の友人から選ばれるケースが多いのですが、もともと交流がないどうしの組み合わせだと、互いが遠慮し合って物事が決めにくいということになりかねません。可能であれば新郎新婦双方を知っている人が良いでしょう。

また、幹事の人数が多くなる場合は、メイン幹事1名とその他幹事に分けて決め事がスムーズに運ぶようにするのもポイント。知り合いだけで構成するのが難しい場合は、企画から司会、受付、演出まで二次会の幹事チームの役割を代行してくれる専門業者もあります。困ったときはこういったサービスを検討してみるのもひとつの手段です。