いつから始める？二次会の準備とスケジュール

準備は早めに。幹事と協力して進めていこう

二次会当日の仕切りは幹事に任せるとしても、準備の段階ではふたりがリードして進めていくのが一般的です。準備中にトラブルが発生したり、なかなか会場が決まらなかったり、といったこともあります。当日の3ヶ月前からは、挙式・披露宴の準備も忙しくなってしまうので、できることは早めに進めておきたいものです。依頼された幹事も、準備期間に余裕があるほうが助かりますので、できれば挙式・披露宴の6ヶ月前から、少しずつ準備を始めていきましょう。

二次会に向けてどのような準備が必要か、また、注意したいポイントなどピックアップしましたので、参考にしてみてください。

6～4ヶ月前

• 幹事を依頼して決める
• 招待するゲストをリストアップする
• 会場探し・下見をする

二次会準備のスタートは幹事探しから。仕事や家事などで忙しい中、協力を依頼するわけですし、頼みたい人に引き受けてもらえるとは限りません。なるべく準備期間に余裕を持たせられるように、早めに幹事を探し始めましょう。

会場を選ぶときは、ゲストの人数や予算、設備などの条件が合う会場を多めにピックアップして、それぞれ下見してみると良いでしょう。特にゲストの人数は、会場選びに大きく関わってくる部分。新郎側・新婦側合わせて何人くらいを招待するのか、どのようなつながりの友人を招待するのかなど、ふたりで相談してリストアップしていきましょう。

結婚式や忘年会などが重なる時期は、来られないゲストも多くなります。その辺りも踏まえて人数設定を。また、利用したい会場が決まっている場合は、会場のキャパシティーの都合で招待できる人数が制限されることもありますので、注意しておきましょう。

3ヶ月前

• 会場の下見～会場決定
• 招待状の準備
• 会計担当者の決定

春・秋などの結婚式が多いシーズンや、人気のレストランで二次会をやりたい場合は、なるべく早めに会場を予約しておきましょう。下見のときは、打ち合わせを兼ねて幹事と食事会をするのも良いでしょう。

会場と二次会の開始時間が決まったら、招待状の準備を始めます。招待状を郵送する場合は、特にお早めに。

幹事の人数が多ければ、会計担当者も幹事の中で依頼して良いでしょう。ただし、大金を預けることになるので、シビアに管理してくれそうな、信頼のおける人を選びます。また、準備期間の経費は、事前に必要な分を渡すのか、当日に集めた会費から清算するのかをはっきり決めておきましょう。

2ヶ月前

• 招待状の発送
• 演出・企画の打ち合わせ

招待状は、手紙やハガキで送るほか、｢メール｣で送るのが今や主流です。出欠確認はゲストの代表を何人か立て、グループごとに返事の取りまとめをお願いしておくと、スムーズに進みます。メールで一斉送信する場合には、宛先はすべてBCCにするなど、ゲストへの配慮も忘れないようにしましょう。

余興やスピーチ、挨拶などの依頼についても、お早めに。特に、会場の機材などを使用した演出・余興を考えている場合は、当日のリハーサルも含めて入念に確認しておきましょう。会場で使える備品の内容、ウエディングケーキや装花などを持込む場合は持込料や処分量の有無、その他、何かNG項目がないかも事前に確認しておきましょう。

1ヶ月前

• 出欠の集計
• 予算の再確認
• プチギフトの手配
• 三次会の会場を決める

出席人数の把握は、二次会全体で使えるお金の総額を決めるためにも重要。収入がどれくらいになるかがわかったら、演出や景品などに使える費用を割り出して、幹事や会計担当にも共有しましょう。また、出席するゲストが決まれば、席順や演出、余興、ゲームをするときのグループ作りなどを検討しやすくなります。

ゲストに渡すプチギフトやウエルカムボードなど、特別に用意したいものがある場合は、そろそろ手配をしておきましょう。また、二次会後に三次会をするのであれば、会場の決定・予約もしておきましょう。

2週間～数日前

• 企画・演出に必要なものを購入
• 会場に最終確認

準備もそろそろ大詰め。余興やゲームなどで使用する備品や、景品などを購入しておきましょう。購入した物品を、当日まで預かってくれる会場もあります。
また1週間～3日前には、会場の担当者と打ち合わせし、ゲストの出席人数や当日の流れなどの最終確認を済ませておきましょう。