結婚式二次会・パーティ

幹事さん必見！二次会準備「4.幹事さんを決めて顔合わせ」～3ヶ月前の段取り～

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2011/02/04 Fri

３ヶ月前の段取り

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３ヶ月前　＜新郎・新婦、幹事の仕事＞
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二次会の幹事って実はとっても面倒な準備がテンコ盛りです。にもかかわらず引き受けてくれた友人は新郎新婦にとっての救いの神に他なりません。幸運なことに(？)選ばれてしまった幹事さんは、おめでたい席の裏方を引き受けた訳ですから、ニッコり笑って新郎新婦のわがままを聞いてあげましょう。まずは早い時期に美味しいお茶でも囲みつつ初ミーティング。

幹事さんを見つける

その１：誰に頼めばいいの?

新郎新婦それぞれの友人から候補を立てましょう。新郎側・新婦側のどちらか一方だけに頼むと、計画しきれない部分も出てきます。幹事には行動力も大切ですが、まとめ役に向いているかどうかが一番重要です。企画力のある人選を心がけましょう

その２：幹事さんは何人必要?

幹事さん＝船頭さんと考えた方がよいでしょう。従って人数が多すぎると収集がつかず船も暗礁に乗り上げます。招待客数によっても異なりますが、幹事2～4人＋アシスタントスタッフ数人くらいが妥当です。

頼まれ幹事さんの心得

祝福する気持ちと時間の余裕が大切

忙しくて幹事を引き受けている余裕はないのに断り辛くて引き受けてしまった、なんていうのはナシです。
二次会の準備には想像以上に時間がとられますから、新郎新婦を祝福したい気持ちがあっても時間に余裕がないのなら無理して引き受ける必要はありません。かえって回りに気を使わせてしまいます。時間に余裕のある時は快く引き受けてあげましょう。きっと回りまわって幸せが返ってくるはずです。

幹事さんと顔合わせ

その１：イメージ伝達が肝心

どこまでを幹事さんに「おまかせ」で進めるのかも、ここで決めておきましょう。実行できるかどうかは別として、希望しているイメージをできるだけ伝えておきましょう。顔合わせの前に箇条書きにしておくと整理しやすいです。

その２：当日の新郎新婦のスケジュールを伝えておく

披露宴と二次会が同じ日取りの場合は、当日のタイムスケジュールが大きく係わってきます。二次会開催日のスケジュールは細かく幹事さんに伝えておきましょう。

その３：NGコード

お酒が入ると人は乱れがちになるものです。一気飲み大会が始まってしまったり、新郎新婦そっちのけで合コンのようなノリで会が終わってしまったりなどなど。
特に失敗談として多いのが、新郎さんの友人たちが下ネタを披露したせいで新婦さんサイドがドン引きしてしまうケース。二次会におけるNGコードは新郎新婦と幹事さんとの間で明確に線引きを作っておきましょう。

その４：とってもお世話になる方たちです

二次会は幹事さんが開いてくれるものではありません。本来、新郎新婦が皆さんを招待して開く感謝のパーティなのです。
そのお手伝いを幹事さんはご好意で引き受けて下さるのだから、あまりわがままを言ってはギクシャクしてしまって立ち行かなくなります。手伝ってもらっているという感謝の気持ちを忘れずに。

役割分担

その１：準備期間中必要人員

幹事の他に下準備をする係が必要です。品物調達係をしてくれるアシスタントスタッフを幹事さんの方で見つけましょう。
・景品買出2人(新郎新婦各サイド１人)
・アイテム借出2～4人

その２：当日の必要人員

現場をサポートするスタッフリストはこちら。招待客数やスタッフのスキルに合わせて増減しましょう。
幹事さんは各役どころの兼任を臨機応変に行いましょう。
・受付2人(新郎新婦各サイド1人)
・会計2人(新郎新婦各サイド1人)
・クローク2人
・司会1人
・カメラマン1人
・音響1人(編集が出来る人がベストです)
・料理・ドリンク3～4人
・会場との調整1人