新郎新婦必読！二次会幹事をお願いする前に心得ておきたいポイント

そろそろ二次会の準備を始めなきゃ、と思っているあなた。誰に幹事をお願いするか、目星はついていますか？誰でもいいというわけにはいきません。二次会の成否の鍵を握っている、プロデューサーとも言える存在が幹事なのです。どんな人に、どんなタイミングで、どんな点に注意して幹事を依頼すればいいのか。そんな疑問にお答えします。

幹事に向いているのはどんな人？

業務が負担になる超多忙な人はNG

新郎新婦がまずやるべきなのは、幹事の人選です。会場選びに始まり、ビンゴゲームの景品の用意や当日の進行など、かなりの量の仕事を基本的には無償でお願いするわけですから、おのずと親しい友人に頼む事になると思います。

ただし、残業が多かったり仕事のピークが重なっているような多忙な人に幹事をお願いするのは避けるべきです。準備段階から当日まで、幹事の仕事は長期に渡ってかなり大変な業務。二次会の準備でへとへとになってしまい、体調でも崩されてしまっては大変です。

また、同じような理由から、育児に忙しい主婦にお願いするのも考えた方がよいでしょう。もしどうしても、と向こうから申し出てくれたような場合は、パーティ当日だけの業務ですむ受付係などを感謝の気持ちを持ってお願いするようにしましょう。

新郎新婦両方の友人から計4名ほど選抜

仕事量の多さを分散させるために、幹事は複数の友人にお願いするといいと思います。行動力があり、責任感の強い人をリーダーに据えて、そのほかの2～3名にリーダーをサポートしてもらうのです。できれば、新郎側と新婦側両方から人を出したほうがいいでしょう。お互いの出席者の趣味や嗜好を事前に把握し、演出方法に反映させられるからです。

ただ、あまり人数が多すぎても意見がまとまらないので、新郎側2名、新婦側2名くらいがベスト。幹事同士が初対面なら、新郎新婦が引きあわせる場をセッティングしましょう。また、披露宴には招待せず、二次会だけ参加してもらう予定の後輩などを幹事のなかに入れておくと進行がスムーズ。披露宴と二次会の間隔が詰まっていると、披露宴から参加している幹事は、披露宴の終了前に二次会会場に行かなければならない、なんてことになりかねません。二次会会場の飾り付けなどは、二次会から参加する幹事に任せると、当日の負担を減らせます。

いずれにしろ、幹事を依頼するのは、遅くとも二次会の3ヶ月前までというのがマナー。メールや電話でお願いするのも礼を失しているでしょう。直接顔を合わせ、「大変だとは思うけど、どうしてもアナタに頼みたい」と誠意を持って依頼しましょう。

新郎新婦と幹事の役割分担

幹事への丸投げでは二次会は成功しない

以下に、二次会までにやらなければいけないことを、ざっと挙げてみます。

1. 会場選び
2. 招待客リストの作成
3. 招待客への招待状送付
4. プログラム作成
5. 会場側との打ち合わせ
6. ゲームや演出用の小道具手配
7. 予算管理

細々したことを挙げていけば、やらなければいけないことはまだまだあります。いくら幹事をお願いしたからといって、これらをすべて丸投げしてしまうのはNGです。二次会の主役はあくまでも新郎新婦。自分たちが当事者だという意識を持って、幹事と協力しながら進めていきましょう。

まず、1、2は基本的には新郎新婦が担当するのがベター。会場は二次会の雰囲気を左右する大きな要素。ワイワイと楽しむエンターテインメント型にするのか、歓談の時間を十分にとったアットホーム型にするのか、立食パーティーにするのか、着席スタイルにするのかなど、新郎新婦の頭の中にある二次会のイメージに合った会場を自分たちで選んだほうが間違いありません。幹事に任せる場合には、自分たちの意向を十分に伝えてください。

招待客の選定は新郎新婦しかできませんから、2は当然新郎新婦の仕事。

3は幹事の名前でメールを送付するケースが多いようですが、招待客の住所やメールアドレスが変わっていて、連絡が取れないといったトラブルもあるので、新郎新婦のバックアップが必要です。

4～6は基本的に幹事にお任せでいいと思いますが、任せっきりは感心しません。自分たちの希望をしっかりと伝え、ことあるごとに幹事と連絡を取り合い、相談しながら進めるのが重要です。

トラブルの元になりかねないのが7です。ゲストからの集金、会場への支払いなどは幹事に任せるのが一般的ですが、必要経費はあらかじめ新郎新婦が用意しましょう。二次会の準備にはゲームの景品や演出のための材料費など、ある程度まとまった額の必要経費が発生します。

また、会場によっては手付金が必要なところも。どんなものにいくらかかるのかの概算がわかった時点で、事前に必要経費を幹事に渡しておくのが礼儀です。

気配りやお礼は忘れずに

会費免除＋お礼がスタンダード

二次会の幹事は準備のためにプライベートな時間をかなり削られることになります。当日も進行に忙しく、料理を食べている暇などないかもしれませんから、幹事から会費はもらわないのが一般的です。

また、会費の免除に加えて、お礼もした方がいいでしょう。後日、食事会を開いてごちそうしてもいいですし、現金や商品券を手渡すというのも手です。なにより大切なのは、感謝の気持を言葉でしっかりと伝えること。準備期間も幹事への気配りを忘れることなく、こまめに連絡を取り「迷惑をかけてごめんね。本当にありがとう」と伝えましょう。