二次会をスムーズに進めるための幹事の役割分担

事前準備から当日までをスムーズに！まずは役割分担をしよう

結婚式二次会の幹事は、1～4名の少人数で担当するのが一般的。しかし、二次会当日の運営にはたくさんの人手が必要となります。パーティの規模が大きい場合など、幹事だけで運営をまかなうのが難しければ、ゲストにも何名か声をかけ、前日までの準備や運営などを手伝ってもらいましょう。

ここでは、二次会の幹事やスタッフにはどのような役割があるのか、どんな仕事を誰にお願いするべきかを、前日までの準備と当日に分けて紹介していきます。参加するゲストの人数や会場規模などによっても、必要な役割やスタッフの人数は変わってくるので、うまく分担して準備を進めていきましょう。

なお、幹事と面識がない人にも手伝ってもらう場合は、新郎新婦から協力を依頼するほうが良いでしょう。

「事前準備」の役割分担

●幹事リーダー（1～2名）

全体の進捗を見て、幹事スタッフをまとめる役割です。事前準備の進捗だけでなく、当日はパーティの進行を含めた全体を管理します。

●出欠受付（1～2名）

出席者リストを作成して招待状を送付、出欠を取りまとめます。また同時に、当日集金をおこなうための出欠者名簿も作成します。ゲストの連絡先の管理が複雑になる場合などは、招待状の送付、出欠の取りまとめまでを新郎新婦がおこなう場合もあります。

事前準備の中では最も大変な役割なので、ゲストの多いパーティの場合は専任の担当を立てたほうが良いでしょう。連絡漏れや行き違いがないように、1名で担当するか、新郎側と新婦側で各1名を立て、担当グループを分けておきましょう。

●会計（1名）

事前準備の段階では、パーティ予算を管理します。また、余興やゲームなどに必要な備品などを購入したら、忘れずに領収書を集めておきましょう。当日は、会場への支払いや、スタッフに立替分を返金するなどの精算をおこない、後日、会計報告をおこないます。まとまった額のお金を管理することになるので、責任感の強い方にお願いするのが良いでしょう。

●余興（1～2名）

余興でゲームなどをおこなう場合は、内容を企画し、備品や景品の手配をするスタッフが必要です。当日は会場スタッフとして、余興の運営をおこないます。

「当日」の役割分担

●司会（1～2名）

パーティ全体の進行をおこないます。新郎側から男性の友人を1名、新婦側から女性の友人を1名選出することが多いようです。新郎新婦の友人で、人前で話をすることに慣れている方に依頼するのが良いでしょう。パーティ全体の雰囲気を左右する大切な役割なので、適任者がいない場合は、プロの司会者に依頼するという方法もあります。

●受付（2～3名）

会場入口などに設置した受付で、出席者から会費を受け取り、名簿にチェックを入れます。女性にお願いする場合が多いようですが、男性でも問題ありません。出席者に知り合いが多い方に依頼すると、スムーズに進められるでしょう。受付専任のスタッフを立てない場合は、事前準備で出欠確認や会計を担当したスタッフが兼務すると、業務の引き継ぎもスムーズになります。

●クローク（1名）

出席者の荷物の管理をします。ホテルのレストランなどが会場の場合は、会場スタッフが担当してくれる場合もあります。いずれの場合も貴重品は各自で管理してもらうように案内しますが、運営が大変な場合は、各自で荷物管理をお願いするのも良いでしょう。

また、開場時のクロークは1名、または受付の兼任で十分ですが、閉場時にはゲストが集中して混み合うことが予想されます。スタッフの中で手の空いた人からクロークに移動し、荷物の受け渡しを手伝えるようにしておくと、ゲストの退出がスムーズになります。

●撮影（2名）

受付で会費を支払った方から順番に、お祝いメッセージをビデオで撮影したり、チェキなどで写真を撮ったりする役割です。二次会全体や余興を撮影するなど、長時間の撮影が必要な場合には、複数名に依頼しておいて交代できるように配慮しましょう。

●乾杯（1名）

「乾杯」の音頭をとります。本番前に、時間やタイミングを打ち合わせしておきましょう。

●進行補助（1名以上）

クラッカーを配ったり、ゲームの景品を渡したりと、幹事の補助として動きます。指示を出しやすい幹事の友人などに依頼すると良いでしょう。

●音響・照明（1名以上）

新郎新婦の入場を始めとするイベントに合わせて、音楽や照明を使って余興を盛り上げる役割です。会場との事前打ち合わせにもなるべく参加してもらい、機材の使い方やタイミングなどを話し合っておきましょう。また、会場によっては会場スタッフが担当してくれることもあります。その場合は、どのシーンでどの曲を流してもらうのかなど、進行表を用意して、しっかりと打ち合わせしておきましょう。