ゲストを待たせない！結婚式二次会「受付」の業務と流れ

受付でゲストを待たせないために

結婚式二次会には、数十名、場合によっては100名以上という多くの人が出席します。一方、会場をレンタルできる時間も限られており、受付にかけられる時間は30分程度しかない場合がほとんど。限られた時間で、多数のゲストの受付をスムーズにこなさなくてはなりません。

そのためには、事前の準備が大切です。まずは、受付業務のおおまかな流れと内容を見ていきましょう。

●開演の１時間前～

幹事やスタッフとともに早めに会場入りし、受付の準備を始めます。テーブルを用意し、場合によってはウエルカムボードなどの飾り付けを。テーブルの上には、出席者名簿、ペン、会費を入れる箱（手提げ金庫などを会場が貸してくれる場合もあります）、お釣りを用意しておきます。受付スタッフ同士の役割分担も確認しておきましょう。

●開演の30分前～

ゲストの入場を開始します。会費を受け取ってお釣りを渡し、名簿にチェックを入れます。その際、クロークやチェキでの写真撮影など、必要事項を案内しましょう。着席型のパーティの場合は座席までの誘導もおこないます。

●開演～開演後

会場の入口が狭いなどの理由で、新郎新婦の入場の妨げになりそうな場合には、開演時にいったん受付をクローズします。ただし、遅れてくるゲストがいそうな場合は、開演後しばらくは受付を開けておくようにしましょう。受付が終了したら、集めた会費を会計担当に渡します。

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受付をスムーズに進めるためのコツ

二次会の開始間際になると、たくさんのゲストが集中し、受付が混雑してしまうことがあります。当日になって困らないように、受付をスムーズに進めるためのコツをしっかり押さえておきましょう。

●分類した名簿を用意しておく

ゲストは職場の同僚同士、友人同士など、グループで固まって来場する場合が多いので、新郎側と新婦側を別にする、男女別にする、グループごとに分けるなど、ゲストの特徴ごとに分類した名簿を用意しておくと、出欠のチェックがしやすくなります。新郎新婦にも協力を依頼し、わかりやすい出席者名簿の準備をしておきましょう。

●ゲストの動線を考えて受付の位置を決める

会場によっては入り口が狭く、数人が並べる程度という場合もあります。ゲストが来場するタイミングが重なると、受付にはどうしても人が溜まってしまうもの。入口付近が混雑してしまわないよう、受付後の動線を考えて受付の位置を設定しましょう。受付→写真撮影→ひと言メッセージを書く場所など、それぞれの場所を工夫して配置し、入口付近が混雑しないようにしましょう。

●お釣りを多めに用意しておく

二次会は、披露宴のご祝儀とは異なり、ただ受け取るだけではなく「お釣り」が必要になる場合があります。必ずお釣りを多めに用意しておき、受付の流れが止まってしまわないようにしましょう。また、男女で会費が異なる場合もあります。間違いのないように、十分気をつけてお金の受け渡しをしましょう。

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