二次会の受付業務はこれでカンペキ。業務チェックリスト完全版

大勢のゲストが訪れる二次会では、受付係がやるべきこともたくさんあります。事前準備から当日の作業までの一連の流れを、以下のチェックリストで確認しておきましょう。

前日から開場前までの準備

小物類の忘れ物がないか再確認を

前日までに準備、確認しておくべきものは以下の通り。幹事と連絡を取り合って、漏れがないようにしましょう。

• 役割分担：名簿確認、会費管理、チェキ撮影、荷物預かりなど、当日の役割分担を明確に。
• 名簿：「アイウエオ」順が便利です。参加人数が多い場合は新郎側、新婦側に分けてアイウエオ順にしてもよいでしょう。新郎新婦や幹事が作成する場合が多いですが、開場前に一度目を通しておきましょう。漢字表記の場合は事前に読み方の確認もお忘れなく。
• お釣り：会費にもよりますが、多めに準備しておくとよいでしょう。「1万円から会費を引いた額×参加人数の1/3（会費8000円で60名なら2000×20＝4万円）」程度の千円札を準備しておくと安心です。
• 筆記具：名簿チェック用に赤ペンやマーカーを。チェキなどにコメントを書いてもらう場合はサインペンも多めに用意しておきましょう。
• 集金箱：鍵がかかる小型金庫がベスト。お店で貸してもらえる場合もあります。どちらもない場合は小型の紙箱などで代用を。

当日の流れをシミュレーション

開場前にやっておくべきこと

会場に入ったら受付のセッティングや飾り付け。また、参加者に質問を受けることもあるので、店内の配置やパーティのタイムスケジュールについても頭に入れておきましょう。

• 受付セッティング：固定の受付がないお店では、テーブルで臨時の受付を設置。撮影やカードへの記入がある場合は、そのスペースも準備。
• 飾り付け：ウェルカムボードや披露宴から持ち込んだ装花のセッティング。
• 店内配置の確認：来場者からトイレやドリンクの場所を聞かれることも。速やかにご案内できるようあらかじめチェックを。
• 導線の確認：受付、撮影、コメント記入など入口から会場内への流れを確認しておきましょう。
• クロークの確認：クロークがある場合、その場所、預かり票や番号札の有無などを改めて確認しましょう。

開場後の受付業務フローチャート

約30分の受付時間で大勢の参加者が来場するので無駄のない案内が必要。以下は一般的な受付業務のフローチャートです。

会費の預かり忘れにつながるため、たとえ受付が混雑してもあらかじめ決めた順序を入れ替えない方がよいでしょう。

開演～終了後の集計まで

お金の管理には細心の注意を

パーティが始まったら、ほかの参加者と同様に楽しんでください。ただし遅れて参加する人がいることもあるので、交代制などで常にひとりは受付に目が届く場所にいると安心。 また、預かった会費は高額なので管理はくれぐれも慎重に。終演後は以下の通りチェックした名簿と集金箱を新郎新婦へ渡しましょう。

• 名簿チェック：最終的な参加者名簿のチェック。ドタキャン、当日参加者についても、わかりやすく記入しておきましょう。
• 預かり品：会費のほかにご祝儀やお祝い品を持参する方も。詳細を名簿に記入しておくと親切です。
• 預り金の保管：高額になるので、パーティ中も放置しないこと。可能であればお店に預けておきましょう。
• 集計：預かった会費の合計金額を集計。紙幣は10枚ずつまとめておきましょう。
• 報告：終了後に名簿と会費を新郎新婦か幹事に渡し、会計の報告を。