結婚式二次会・パーティ

幹事さん必見！二次会準備「8.招待状を送ろう！」～2ヶ月前の段取り～

0View

2011/02/04 Fri

２ヶ月前の段取り

p08_title

２ヶ月前～１.５ヶ月前　＜幹事の仕事＞

会場と会費が決まったら新郎新婦から預かったリストを元に招待状の準備を始めましょう。あまり早く出し過ぎても予定が見えなくて返信がかえって遅くなるし、ギリギリで出すと予定が詰まった後で集まりが悪くなります。案内を出してから2～3週間で締め切りになるようにしておくと参加状況が読みやすいです。

招待状

その１：封書

招待状と返信用葉書を同封します。封書だから招待状をウェルカムカードとして思い出になるように作ったり、地図や会場情報を同封できて便利です。一番丁寧な形はコレでしょう。

その２：往復はがき

情報スペースは小さいけど昔ながらの手堅い方法。安くスピードプリントしてくれる印刷所を探してみましょう。枚数が少ないなら家庭用のプリンターで必要な分ずつ印刷しても安くつきます。

その３：電話連絡

招待客が少ないようなら電話で連絡する方法が出欠結果もその場でわかって一番お手軽かも。口頭なので伝達事項を間違えないように注意が必要です。

その４：E-MAIL

携帯やPCのアドレスを知ってるなら、地図や会場情報のURLも貼り付けて一斉に送信できてしまいます。返信もメールで受け取れてしまうので便利です。

その５：ホームページやブログ

二次会用のホームページやブログを立ち上げて、掲示板などに出欠を書き込んでもらいます。早い時期にオープンさせておけば、アイテム集めやアシスタントスタッフを募集したりもできちゃいます。

招待状の項目

その１：名前を記入してもらう

新郎新婦は相方の招待客の名前を把握しきれているわけではないので、フリガナも振ってもらいましょう。ゲームで名前を呼ぶときなどにも便利です。

その２：日時

受付時間とパーティ開始時間と分けて分りやすく表示しておきましょう。

その３：会場名・会場の住所・電話番号

目印になる建物を書いておくと親切です。また会場へのアクセス、地図や会場情報のホームページがある場合は載せておきましょう。

その４：駐車場について

会場の駐車場を案内する場合、アルコールを飲まない人のみ車での来場はOKであることを明記。法律上とても必要な注意事項です。

その５：会費

「受付で」｢振込みで」など集め方も書いておきましょう。「お釣りが出ないようご用意をお願い致します」と注意書きしておきましょう。

その６：食事形式

食事のスタイルがわかるとパーティの様子が何となく想像できるので、招待客側で参加不参加の判断材料にできます。

その７：ドレスコード

二次会の服装は招待客の悩みどころ。「平服でお越し下さい」と書いてあってもどこまでが平服なのか意外に判断できないものです。フォーマルなのかカジュアルなのか、「デニムでもOK」「ジャケット着用で」「少しだけオシャレに」など、ある程度ヒントになる言葉をアナウンスしておいた方が親切です。主催者と招待客との間にイメージの開きがあり過ぎると、どちらも気まずい思いをしてしまいます。