二次会会場は下見が必須。チェックポイントは？

結婚式二次会の幹事の重要な仕事のひとつが会場決め。新郎新婦の要望に沿ったお店を、遅くとも3ヶ月前までには決めましょう。その際に重要なのは下見。ある調査によれば、8割近い人が会場の下見をしているそうです。では、会場を決めるときは、どこをチェックすればいいのでしょうか。そのポイントを伝授します。

まずはウェブなどでチェック

人数・予算・場所が3大チェックポイント

最初から、気になったお店すべてに下見に行くのは大変。実際に足を運ぶ前に、会場候補をいくつかに絞りましょう。その際便利なのは、やっぱりウェブ。エリアや希望要素で会場を絞り込み検索できるサイトを活用してください。その際に最低限チェックしておかなければならない項目は以下のとおりです。

• 収容人数
  新郎新婦から二次会の参加予定者数を聞いていると思いますので、その人数にあった会場を選びます。着席スタイルなら何名入れるのか、立食スタイルなら何名入れるのかを確認しましょう。また、人数によってはお店を貸し切らなければならないことも。その際は、別途貸切料金がかかるかもしれないので、それもチェックしてください。
• 予算
  二次会の会費の相場は男性8,000円～1万円、女性6,000～8,000円。そのうち、会場費にかけられるのは4,000円～5,000円といったところでしょうか。一人頭の予算の上限を決めておいて、その予算内でおさまる会場を見つけましょう。
• 場所・アクセス
  二次会の会場は、披露宴会場から近いに越したことはありません。もし、披露宴会場の近くでお店が見つからなくても、なるべく駅から近い場所、多くの参加者が無理なく終電までに帰れる場所にしたほうが喜ばれます。

下見の際のチェックポイント

妥協できるポイントを決めておくのも大切

さて、会場の目星がついたら、いよいよ現地に足を運んで下見をするわけですが、チェックしなければいけない項目は意外とたくさんあります。大切なのは、きちんとこちら側の要望を伝えること。「これだけは譲れない」「ここは妥協できる」といった風に、前もって項目ごとに優先順位をつけておけば、お店のスタッフとの話し合いもスムーズに進むはずです。

• 料理
  予算内でどんな料理がどのくらい出てくるのか、料理が足りなくなってしまった場合は追加できるのか、などを確認しましょう。また、料金内にドリンク飲み放題がついているのかも要確認。その店の料理の内容を知るには、お客さんとして来店し、普通に食事してみるのがベストです。
• 設備
  照明機材、音響機材は、余興やゲームの演出に欠かせません。機材の使用が可能な会場でも、機材を持ち込まなければいけない場合と、店の機材を使える場合があります。さらに、店の機材が使えたとしても、有料ということもあるので注意してください。
• 持ち込みの可否
  セカンドバイトを計画しているならケーキ、会場を花で飾る予定ならその花などを持ち込めるのかを確認します。持ち込める場合は別途料金が必要なのかも要チェック。また、二次会開始の何時間前から持ち込めるのかも忘れずに確認を。例えば、ケーキなどは相当な大きさになりますので、あらかじめお店の冷蔵庫にスペースを確保してもらわなければならないこともあります。
• 着替え用スペースの有無
  二次会でもお色直しをしたいという新婦が増えています。お色直しをしなくても、新郎新婦は二次会終了後に、カジュアルな服装に着替えてから三次会に行きたいものなので、着替えができる新郎新婦用の控室があると何かと便利です。
• クロークの有無
  バッグやコート、披露宴の引き出物など、大きな荷物はクロークに預けられたほうが、参加者はリラックスして二次会を楽しめます。クローク専用のスペースがなくても、荷物の置き場が確保できるのか確認して下さい。
• トイレの数
  意外と重要なのがトイレの数。参加者が100名を超えるような場合、あまりにもトイレが少ないと渋滞が起きてしまいます。数だけでなく、清潔感もチェックするといいでしょう。
• その他
  店に足を運ばなければ絶対にわからないのが店員のホスピタリティ。二次会は人数も多く、予想外のトラブルが起こることもあります。そんな時にも笑顔で迅速に対応してくれそうかどうかを見極めましょう。