二次会の招待状、メール＆web利用の最新事情

二次会の招待状は印刷物からメールが中心に

メールだけでなくweb利用も

ふたりの門出をできるだけ多くの人に祝福してもらうため、結婚式の二次会の招待状はとても大切です。その招待状、以前は往復はがきをはじめとした印刷物が当たり前でしたが、近年は少し事情が変わってきています。手軽でゲストも返信しやすいメールでの招待状が主流になってきているほか、専用のwebサイトを利用するカップルも増えてきているのです。

そこで今回は、メール＆webを用いた場合の二次会招待状のメリットやデメリット、注意点などをわかりやすくまとめました。

これだけは知っておきたいHOW TO メール招待状

招待状をメールで送るメリットとデメリット

結婚式の二次会の招待状をメールで送ると、どんなメリットがあるのでしょうか？

第一にコストの大幅なカットになります。印刷物を送る場合、返信用も含めたはがき代や切手代などの郵送費に加え、業者に頼む場合は印刷費もかかってきます。メールに変更すれば、そのあたりはすべて無料になりますので、その分を二次会の会場費やゲームの景品代などにかけることができ、より充実した内容にすることも可能です。

また、ゲストにとっても、不明点への問い合わせや返信が気軽にでき、出欠確認が比較的スピーディーに進むのも魅力です。

ただし、印刷物に比べ、特に年配者などはメールでの招待状は軽視される可能性もあります。メールの場合、文面を変えやすいので、気安い友人と年配者や目上の人などゲストによってパターンを変えた文面を用意しておくとよいでしょう。

ここに気をつけたい、メール招待状の作成

実際に、招待状をメールで作成する際には、どんな内容を記入すべきでしょうか？　一般的な文例に基づき、必要項目と注意点をまとめました。

メールを送信する前に、以下をチェックしましょう。

・メール件名
迷惑メールに勘違いされないものにしましょう。絵文字などは使わないほうが無難です。

・新郎新婦の氏名
万が一にも氏名の漢字の間違いなどがないか確認しましょう

・会場
会場のHPアドレスのリンクを張っておけば便利です。HPに地図がない場合は別途地図のリンクをはりましょう。最寄り駅からのアクセス方法も記入しておきます。
また、車で来場されるゲストのために駐車場は有無だけでなく駐車可能台数も記入しておけば親切です。

・ドレスコード
できるだけ具体的に書くことでゲストは安心して出席できます。

・出欠の締め切り日
メール送信から10日から2週間後を目安に設定し、二次会当日の1ヶ月前にはすべての返信を集めるようにしましょう。返信がない場合は、締め切り数日後あたりに催促のメールを出すようにします。「会場準備の都合上」と断りを入れ、改めて設定した締切日に必ず返信が欲しい旨をお願いすると回収率が高くなります。

・案内状の送信
メール送信の際に気をつけたいのは、アドレス欄を必ずBCCにすること。一斉送信は便利ですが、ゲストはお互いに知らない人も多数います。ゲスト全員にメールアドレスをばらまいてしまうという失敗を防ぐため、自分のアドレスのみ宛先欄に入れ、ゲストはすべてBCCにが鉄則です。

web招待状で出欠管理もラクラク

ゲスト側にも使いやすく便利

現在ではメールでの招待状が主流ですが、専用のページを開設するweb招待状という方法もあります。いくつかのサイトがサービスを行っており、流れに従って記入していけば、必要項目がすべて揃った自分たちの招待状ページが簡単に出来上がるようになっています。

写真や地図を入れられるサイトもあり、デザインも華やかなので、ゲストにイメージが伝わりやすくなります。

そして、一番のメリットはメール招待状では面倒だった出欠管理が格段にラクになること。ゲストは、クリックひとつで出欠の連絡が可能で、幹事側は一覧表などで見ることができるので一目瞭然です。

有料のサービスが多いので、多少コストが掛かることがありますが、ひとつの選択肢として考えてみるのも良いかもしれません。