二次会幹事代行、依頼を考える前のチェックポイント

親しい友人はみな仕事が忙しくて幹事を頼むのは気が引ける。幹事は二次会でおしゃべりや飲食を楽しめないので、頼むのが申し訳なく思ってしまう。そんな風に気持ちの負担を感じてしまう場合は、二次会の幹事を代行してくれる業者を利用してみるのもひとつの手です。

上手に使えば新郎新婦や幹事の負担を解消できるだけでなく、二次会のクオリティもアップさせられます。とはいえ、まだまだ一般的ではないので、みなさんの気になる疑問にお答えしましょう。

二次会幹事代行を依頼するメリット＆デメリットは？

幹事の負担を解消するか、費用を削減するか

会場選びにはじまり、参加者への招待メール送付、ゲームの景品手配、当日の司会...と、二次会幹事の仕事は多岐にわたります。幹事を依頼された人は、貴重な休日が煩雑な業務で忙殺されてしまうことも珍しくありません。そんな負担を、まるごとプロの業者に任せられるのが最大のメリット。

さらに、業者はプロですから、二次会の演出や進行に慣れています。素人が手探りで運営するよりも、スムーズかつスタイリッシュな二次会になることも期待できます。デメリットは、やはり費用がかかってしまうということ。代行業者に支払う基本料金は、7～8万円程度が相場のようです。

ただし、友人に幹事を頼んだ場合でも、謝礼を支払ったり会費を免除したりすることになるので、結局は新郎新婦が同じくらい負担することも。そう考えると、決して高い値段ではないかもしれません。

さらに、プロによる進行だとそつがない反面、アットホーム感は薄れてしまいます。それが嫌なら、ウェルカムボードは自分たちで作る、プチギフトのラッピングは自分たちでやる、といった工夫を施せば、手作り感を演出できます。

なにを依頼できるの？料金体系は？

ほぼ丸投げでもOK。費用対効果は高い

前述した通り、代行業者には基本料金を支払います。これはプラン料金と言い換えることができます。そのプランになにが含まれているのかを、最初に確認して下さい。

ある業者では、3万9,800円のプラン料金に「会場提案」「専属プランナー」「プログラム制作」「プロ司会者派遣」「音響・BGM制作」「ゲーム景品」「案内メール制作」「ウェルカムボード制作」「受付スタッフ派遣」「荷物運搬」などが含まれています。幹事がやらなければならない業務は、ほぼ網羅しているといっていいでしょう。

これ以外にかかる費用は、参加者ひとり当たりのサービス料と、飲食代を含む会場費。同じ業者だと、サービス料はひとり3,000円です。会場費がひとり5,000円、参加総数が100名だとすると、基本料金を含む総額は83万9,800円。これだと男子の会費を9,000円、女子の会費を7,000円と設定すれば、会費の総額は80万円。新郎新婦の持ち出しは基本料金だけで済むということになります。

会場については業者の提携店舗しか受け付けてくれないという場合もあります。すでに希望の会場がある場合は、それでも大丈夫なのかの確認が必要です。

実際の契約までの流れは？

二次会の明確なイメージを伝えよう

幹事代行業者に興味を持ったら、まずはウェブか電話で疑問点を問い合わせてみましょう。その後に業者に直接会って、プランや会場紹介など具体的な提案を受けるといいでしょう。もちろん、ここまでは無料。どんな二次会にしたいのか、なるべく明確なイメージを伝え、提案されたプランに納得できてから契約すればOKです。

余分な費用はかかってしまいますが、実際に幹事代行業者を利用した人の評価は、おしなべて高いようです。「プロの司会者だったので盛り上げ方が上手」「ほぼ丸投げ状態だったけど、頻繁に連絡をくれたので安心だった」といった感想をよく聞きます。少しの出費で参加者に満足してもらえるなら、一考の価値はありそうです。

ただし、失敗例もまれに聞きます。一番多いのは、「結局は基本料金が高くなってしまった」といったような話です。これは、オプション代金をプラスした結果生じてしまいます。例えば、ゲーム景品をグレードアップさせる、オープニングVTRも制作してもらう、といった内容ですね。面倒でもいくつかの業者と打ち合わせをして料金を比較する、ウェブの口コミなどを吟味する、といった手間を惜しまなければ、こういった失敗は防げるでしょう。