失敗しないための上手な二次会幹事代行業者の選び方

二次会幹事代行の失敗例

業者選びを間違えれば二次会が台無しに

幹事の負担を解消する手段として注目されている二次会幹事代行業者ですが、まだまだ歴史が浅いこともあり、失敗パターンも多いようです。まずは、実際に二次会幹事代行を利用したことがある人たちの生の声を紹介します。

• 「打ち合わせをしてみたら、ホームページに書いてあった料金より高くなった」
• 「業者が提携している会場しか利用できず、その選択肢も少なかった」
• 「料理の内容がしょぼい。とても料金に見合わない」
• 「料金にゲームの景品代は含まれていたが、内容が安っぽかった」
• 「プロカメラマン撮影が組み込まれていたが、撮影した写真代は別料金だった」
• 「ベテランの司会者との触れ込みだったが、どうみてもバイトで進行がグダグダ」
• 「マニュアル通りに進行している感じで、温かみが欠けた雰囲気だった」

もちろん「二次会幹事代行を利用して大正解だった」「プロらしい進行で、安心して任せられた」「一生の思い出に残る二次会になった」といった声もありますが、上記のような残念な報告が寄せられているのも事実です。では、どうすればトラブルは避けられるのでしょうか。

失敗パターンの傾向と解決法

料金、会場、進行についての押さえておくべきポイント

二次会幹事代行業者を利用した際に生じるトラブル内容は、大きく料金、会場、進行の3つに分けられるようです。それぞれ、失敗を避けるための注意点を紹介します。

• 料金
  料金体系は基本料金に加えて、参加者ひとり当たりのサービス料と、飲食代を含む会場費を支払う場合が多いようです。まずは、基本料金になにが含まれているのかをきちんと把握しましょう。「会場提案」「専属プランナー」「プログラム制作」「プロ司会者派遣」「音響・BGM制作」「ゲーム景品」「案内メール制作」「ウェルカムボード制作」「受付スタッフ派遣」「荷物運搬」などが含まれていればまずはOK。
  次に、それぞれの項目も精査します。ゲーム景品の内容、ウェルカムボードのクオリティなど、具体的に質問して疑問点をクリアにします。どこからどこまでが基本料金に含まれていて、どこからがオプション料金になるのかをはっきりさせておけば、トラブルは避けられるでしょう。
• 会場
  二次会幹事代行業者が提携している会場しか利用できない場合と、新郎新婦が探してきた会場も利用できる場合の二通りがあります。提携している会場は、契約が成立した場合には業者にマージンを払う必用があるため、その分、料理数やスタッフ数を削って利益を確保しなければなりません。「思っていたより料理がしょぼい」なんてことにならないために、できれば会場は自分たちで探したほうがいいでしょう。
  また、独自の二次会プランを用意している店もあります。店のスタッフが司会やゲームの進行をしてくれたり、景品を用意したりしてくれるのです。二次会幹事代行業者を利用する予算はないけど、当日の幹事の負担をなるべく軽減したい、という場合はこんなプランを上手に使ってみてください。
• 進行
  まずは専属のプランナーをたててくれる業者を選ぶといいでしょう。打ち合わせのたびに担当者が変わるような業者だと、思い描く二次会のイメージを何度も説明しなければならないので大変。最初の打ち合わせから二次会当日まで、ひとりの専属プランナーに面倒を見てもらえれば、そんな気苦労をする必要はありません。また、当日の進行カギを握るのが司会者。どの業者もベテラン、プロなどと謳っていますが、実際は結婚式のハイシーズンになると司会者の数が足りず、経験の浅い司会者が来ることも少なくありません。
  このトラブルを避けるには、1日に開催できるパーティ数を制限している業者を選ぶこと。こうすることで、司会者のレベルも一定の基準を保っていると想像できるからです。それと、司会者と直接打ち上合わせできるのは当日だけ、という業者もありますが、これだとちょっと心配。事前に顔を合わせてしっかりと打ち合わせさせてくれる業者を選ぶといいでしょう。