結婚式二次会・パーティ

幹事さん必見！二次会準備「5.会場の予約はお早めに！」～3ヶ月前の段取り～

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2011/02/04 Fri

３ヶ月前の段取り

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３ヶ月前～２.５ヶ月前　＜幹事の仕事＞
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結婚式場は大安や友引からアッと言う間に予約が埋まっていきます。二次会だって披露宴の日取りと同じ条件下。人気の会場を押さえるなら、やっぱり早めの対応が必要なのです。でないと「結婚式と同じ日に二次会ができなくなっちゃった。」なんて事態になりかねなません。

会場検索

その１：候補会場の検索

足を運んでみたくなる話題の店、美味しいと評判の店など候補は多めに用意しておきましょう。
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その２：仮予約

まずは電話や問合せツールを使って、空き情報や予算などの情報を押さえましょう。回答が良さそうなら仮予約。本予約の場合の手数料を聞いておくのも忘れずにしましょう。

下見

その１：実際に足を運ぶ

インターネットやグルメ雑誌に掲載されている写真を見ただけて決めてしまったら、何だか実際のイメージと違てったり、予定人数が収容できないくらい狭かったりなんてことが起きてしまう可能性があります。最寄り駅からの距離感も掴みやすいので、実際に足を運んでの下見は必須です。
その際は新郎新婦も一緒に足を運んでもらいましょう。

その２：食事をしてみる

値段と味が見合っているかは食べてみないことには始まりません。下見の際に打ち合わせも兼ねて新郎新婦＆幹事さんで食事会をしてみてはいかが？

その３：ドリンクについて

意外とアルコールを苦手とする女性は多いものです。全員に合わせるのは無理だけど、種類が余りにも少ないのは悲しかったりします。追加料金についても要確認。
ドリンク代は知らないうちに嵩んで赤字の元。招待客が多いならできるだけフリードリンクを扱っている会場を利用したほうが予算が読みやすいでしょう。

その４：フロアの形は?

「受付スペースは？」「立食の時は？」「着座の時は？」「新郎新婦のステージは？」
パーティ時にフロアをどう活用できるのかイメージしながらチェックしましょう。

その５：設備は何が使える？

「招待客の荷物を預かれるクローク・スペースや相番札は有るのか？」
「景品などお置いておくスペースは確保できるか？」
「どんな機材が設置されているのか、機材の持ち込みOKなのか？」
「有料で貸し出してくれるものリストは？」
などなど会場側に色々と質問しておきましょう。

その６：リザーブ時間

当日は当然のことながら二次会が始まる前に幹事はスタンバイしなければならないし、会が終わったら撤収作業もしなければなりません。招待客の撤収には特にダラダラと時間がかかりがちなので、時間に余裕をもって会場を借りられるかどうかが重要となります。

その７：料理と時間のバランス

「料理の品数と出来上がり時間のバランスが悪過ぎて、リザーブ時間内に食事が終わらないなんてことにならないように、会場側の意見も聞いてメニューを決めましょう。時間も予算も余裕をもって臨む事が二次会成功の鍵となります。

その８：会場でのNG確認

「クラッカーの使用は後掃除が大変だから禁止」「カラオケは近所への音漏れが問題になるので禁止」「BGM禁止」などなど会場によって様々な規制が設けられているので前もって確認が必要です。

その９：配膳など会場側のサービス内容

パーティの形式に合わせて会場側が料金内でどれだけのサービスをしてくれるのかを確認しておきましょう。これによって当日の幹事＆スタッフの仕事量が変わってきます。

予約

その１：手付け金の準備を忘れずに。

下見をして新郎新婦とも気に入ったようであれば即本予約を入れてしまいましょう。本予約を入れる際に大概は手付金が必要となります。

その２：予約内容を変更した場合

立食式の場合は当日の招待客数の増減にも対応できる事が多いですが、着座で食事会の場合は会場側の対応も違ってくるはず。そういった場合の料金がどうなるかもこの時点で要確認です。

二次会の会場の予約はこのポイントをおさえよう

水族館などの珍しい会場は、予約が半年前に必要などタイムスケジュールが厳しいので、借りたい会場を心に決めてしまっている場合は、何はともあれ会場を押さえるのが先決になります。

下見訪問の際には、あらかじめ質問内容やチェック要項を作って臨みましょう。また質問の際には、営業中の会場側の迷惑にならないよう簡潔に済むよう気を配ることも大切です。

会場は広さだけでなく照明にも注目。パーティ時間帯が昼間なら窓が多くて明るめの会場を。
夜なら明る過ぎず暗過ぎず、アーバン系の照明だと落ち着いた大人の雰囲気になります。実際の時間帯に併せて下見をするのが望ましいです。

会場はできるだけ貸切にするのが望ましいです。「大箱のレストランで同時に2つの二次会が!?」なんてことになると何かとアクシデントがつきもの。賑やかなパーティスタイルをチョイスしたなら気にならないかもしれませんが、まったりとしたパーティスタイルを企画したのに、隣のパーティ・グループからカラオケの音が漏れてきて台無しなんてことになりかねません。逆に一般のお客様と一緒だと気をつかわなくてはならないので大変だったりします。

予約していた会場が、二次会当日、もしくは数日前に「実はどうしても店を開けられなくて」と連絡がきたらどうしますか？　個人料理店などでは「絶対に無い」とは言い切れないアクシデントです。起こって欲しくはないけれど、もしもの時の目星をつけておくのも大切な事です。