幹事さん必見！二次会準備「7.予算の補正」～2ヶ月前の段取り～

２ヶ月前の段取り

２ヶ月前　＜幹事の仕事＞
幹事にとって怖いのは予算割れが起きてしまうこと。しかし悲しいかなドタキャンは必ず出てしまうものです。また女性招待客の会費を低めに設定したものの、出欠の結果が女性比率に傾いてしまっていたりすると、見込んでいた予算が得られないなんて事も。元から低い方の会費側に基準を置き、その80%を使用予算として計画しておくくらいが丁度良いかもしれません。

二次会の収入

その１：男性会費×人数＋女性会費×人数

会費は当日に集めるのが一般的ですが、近年では受付作業を緩和させるために振込みやチケット制などにして先払いしてもらう方法もあるようです。

その２：補助金

新郎新婦からの補填や親戚からの二次会へのお祝い金など、招待客の会費とは別口の補助金です。二次会は新郎新婦がお客様を招待するパーティな訳ですから、自分たちに会費が発生しない代わりに企画の段階で補助金を少しでも予算に組み入れておくと幹事さんのモチベーションが違ってきます。

二次会の支払い

その１：会場+料理

会場のレンタル代、貸切料金、飲食料金は、会費の60～70%を当てるつもりで計算しておきましょう。会費に見合っているかどうかの評価は料理によって左右されます。フードやドリンクが不足するという初歩的ミスがないように計画しましょう。

その２：イベント＋景品＋雑費

当日のプログラムのイベントにて発生した人件費、景品やアイテムレンタル料などです。・イベント経費(プロを雇った場合)・ポラロイドのフィルム代(招待客数を考慮して多めに用意)・アイテムレンタル費(着ぐるみ、ゲームアイテム、機材)・必要雑費代(招待状代、会場装飾、クラッカー、使い捨てゲームアイテム)

新郎新婦の出費

その１：必要経費

幹事さんとの打ち合わせ代、会場の下見代は新郎新婦持ちとなるのが基本です。またお世話になった分はキチンと御礼をしましょう。

その２：引き出物

招待客へ御礼の気持ちを形にしたものなので、本来は新郎新婦で用意しなければならないものです。ただ時間がなくて幹事さんに頼む場合もあるようですが、パーティ経費とは別枠から出すようにします。

その３：アクシデント

何らかのアクシデントで出費が発生してまうことがあります。綿密に計画したつもりでも大幅なキャンセルが出てしまい赤字になるなんてことも......。そんな場合のために少し余裕をもって心積もりをしておきましょう。

■バックナンバー

▼3ヶ月前の幹事の段取り
1.どんな二次会にしたい？ ／2.招待客をリストアップ ／3.予算を立ててみよう4.幹事さんを決めて顔合わせ ／5.会場の予約はお早めに！

▼2ヶ月前の幹事の段取り
6.プログラム・アイテムは？ ／7.予算の補正 ／8.招待状を送ろう！

▼1ヶ月前・当日の幹事の段取り
9.二次会出席者をチェック！ ／10.最終確認は大切です ／11.必要なアイテムは準備しよう ／12.さあ当日です